Leistungen

Unsere Leistungsbereiche für Pflegeimmobilien

Überblick

Was eine spezialisierte Verwaltung leisten muss

Pflegeimmobilien verbinden klassische WEG-Verwaltung mit Betreiberverträgen, Pachtzahlungen und besonderen technischen sowie organisatorischen Anforderungen. Unsere Prozesse sind darauf ausgerichtet.

Kaufmännische Verwaltung

Wir verbuchen Pachtzahlungen, bearbeiten laufende Kosten und zahlen Überschüsse an die Eigentümer aus. Durch unser automatisiertes ERP-System ist eine taggleiche Pachtverarbeitung auch bei abweichenden Zahlungsströmen möglich.

Jährlich erstellen wir Wirtschaftspläne, aktualisieren die Rücklagenplanung und fertigen WEG- sowie individuelle Mietüberschussabrechnungen an. Bei Belegprüfungen erläutern wir Zahlen und Unterlagen auf Wunsch digital oder persönlich.

Planbare Cashflows, transparente Liquidität
Fundierte Wirtschafts- und Capex-Planung
Schnelle Jahresabrechnungen für fristgerechte Steuererklärungen
Automatisierte Indexprüfung und Umsetzung von Mietanpassungen
Digitale Belegprüfungen mit prüfbaren Verknüpfungen zu Geschäftsvorfällen
Frühwarnung bei Zahlungsabweichungen

Betreiber-Management

Der Betreiber ist bei Pflegeimmobilien ein zentraler Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft. Der gewerbliche Pflegeheimbetreiber führt seinen Betrieb selbstständig und eigenverantwortlich und trägt das Betriebsrisiko.

Um die wirtschaftliche und organisatorische Stabilität des Pachtverhältnisses bewerten zu können, ist ein tiefes Verständnis des Pflegemarktes, der Branchenentwicklung und der maßgeblichen Betriebszahlen erforderlich. Die hier erforderlichen Kompetenzen hat ein regulärer WEG-Verwalter nicht. Unser Wissen, die Kenntnisse und das Netzwerk haben wir in über einem Jahrzehnt aufgebaut und in unser WEG-Verwaltungskonzept integriert.

Abfrage und Analyse von Belegungsstatistiken und weitere Betriebsinformation
Kooperativer Austausch über IK- und Pflegesatzverhandlungen
Enge Zusammenarbeit bei aufsichtsbehördlicher Vorgaben und Fristen
Kommunikation auf Augenhöhe bei Refinanzierungsschwierigkeiten und anderen betrieblichen Schieflagen

Gewährleistungs-Management

Gerade in den ersten Jahren einer Immobilie können Gewährleistungsfragen erhebliche finanzielle Auswirkungen haben. Wir dokumentieren Mängel, behalten relevante Fristen im Blick und koordinieren erforderliche Schritte mit Eigentümergemeinschaft und Fachpartnern.

Bau-/Technische Verwaltung

Technische Themen gehören bei Pflegeimmobilien zum laufenden Verwaltungsalltag. Wir koordinieren alle Instandsetzungsmaßnahmen im Bereich Dach & Fach und behalten Fristen, Zuständigkeiten und die Dokumentation der pächterseitigen Instandhaltungspflichten im Blick.

Jährliche Objektbegehung
Instandhaltungsmaßnahmen erkennen und beschlussreif vorbereiten
Prüf- und Wartungsdurchführung kontrollieren
Technische Mängel dokumentieren und nachverfolgen
Dienstleister und Fachfirmen abstimmen
Fristen und Zuständigkeiten im Blick behalten

Hybride Eigentümerversammlung

Eigentümer können an Versammlungen vor Ort oder digital teilnehmen. Gemeinsam mit Vulcavo schaffen wir die technische Grundlage dafür und bringen die benötigte Hard- und Software direkt zur Versammlung mit.

Persönliche oder digitale Teilnahme möglich
Weltweite Zuschaltung zur Versammlung
Geschlossener Teilnehmerkreis ohne Öffentlichkeit
Hardware und Software auf Wunsch auch direkt vor Ort
Einfache digitale Stimmabgabe und Auswertung
Bessere Nachvollziehbarkeit bei Abstimmungen

Digitales Serviceportal & App

Dokumente einsehen, Bearbeitungsstände verfolgen oder mit der Verwaltung kommunizieren: Unser Serviceportal bündelt wichtige Informationen rund um Ihre Einheit an einem zentralen Ort.

FAQ

Häufige Fragen rund um Hausverwaltung

Was sind hybride Eigentümerversammlungen?

In 2020 war die WI Hausverwaltung GmbH mit die erste WEG-Verwaltung, welche Eigentümergemeinschaften online-versammelte, WEG-Kommunikation in Zeiten von Corona untereinander aufrechterhielt und die gemeinschaftliche Willensbildung gewährleistete. Mit Inkrafttreten der WEG-Reform (WEMoG) ist es seit 2021 zulässig, online an Präsenz-Versammlungen teilzunehmen und auf diesen sog. Hybriden Eigentümerversammlung auch elektronisch abzustimmen.

Wie führt WI hybride Eigentümerversammlungen durch?

Seit 2021 arbeiten wir mit dem marktführenden Dienst von Vulcavo zusammen. Eigentümer entscheiden frei, ob sie persönlich oder virtuell an der Versammlung teilnehmen. Dialoge können komfortabel geführt, Tagesordnung und Beschlusserläuterungen moderiert und Abstimmungen per Knopfdruck durchgeführt werden. Dabei spielt es dank modernster Medientechnik für uns keine Rolle, ob wir die Hybridversammlung in unseren Büroräumen oder vor Ort in Tagungszentren oder sogar direkt live aus dem Pflegeheim veranstalten.

Übernimmt WI auch bereits bestehende Eigentümergemeinschaften?

Ja. Wir übernehmen auch Gemeinschaften, die bereits von einer anderen Hausverwaltung betreut werden. Nach der Bestellung koordinieren wir die Übergabe und sorgen für einen strukturierten Start der neuen Verwaltung.

Was passiert nach der Übernahme einer neuen Liegenschaft?

Sobald der Wechsel zu WI feststeht, starten wir mit der strukturierten Objektübernahme. Wir übernehmen Unterlagen, Verträge und offene Vorgänge, priorisieren dringende Aufgaben und prüfen die Liegenschaft zugleich auf Risiken, Chancen und mögliche Ansprüche. So schaffen wir eine klare Grundlage für die weitere Verwaltung.

Wie werden Eigentümer über laufende Themen informiert?

Der Kunde entscheidet bei der Registrierung im Kundenportal selbst, ob er unsere Briefe digital oder per Brief erhält. Zusätzlich verteilen wir viele Informationen, News und Termine über sog. Mitteilungen im Serviceportal, wenn die Inhalte keine Pflichtinformationen für die Eigentümer und eher untergeordnete Themen enthalten.

Ist die Verwaltung auch bei bundesweit verteilten Objekten möglich?

Ja. Unsere Prozesse sind auf die bundesweite Verwaltung von Pflegeimmobilien ausgelegt. Digitale Abläufe werden dabei mit der notwendigen Betreuung und Koordination vor Ort verbunden.